Bisnis.com, JAKARTA - Pesan otomatis WhatsApp merupakan salah satu fitur yang sangat berguna terutama untuk bisnis. Pesan otomatis WhatsApp merupakan fitur untuk membuat pesan otomatis dan mengirimkannya kepada pengirim pesan.

Dengan mengetahui cara membuat pesan otomatis di WhatsApp, Anda dapat membalas langsung ke seseorang yang menghubungi Anda saat Anda sedang tidak aktif. Fitur pesan otomatis ini meningkatkan profesionalitas dan mempercepat respon pesan tanpa perlu menunggu lama.

Dalam artikel ini dijelaskan langkah-langkah dan cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business dan WhatsApp API, sesuai kebutuhan pengguna. Fitur pesan otomatis ini memang hanya ditemukan di WhatsApp Business.

Fitur ini meningkatkan pengalaman pelanggan atau calon pelanggan saat berinteraksi dengan bisnis Anda. Fitur ini tidak membuat mereka menunggu lama dengan pertanyaan mereka dan segera menanggapi untuk memperbaruinya. 

Balasan otomatis meningkatkan komunikasi bisnis, dukungan pelanggan, dan bahkan pengalaman pengiriman pesan pribadi dengan secara otomatis mengirimkan respons yang telah ditentukan sebelumnya ke pesan yang masuk. 

Apa itu Pesan Otomatis WhatsApp

Pesan otomatis WhatsApp memungkinkan pengguna membuat dan mengirim respons atau balasan otomatis ke pesan yang masuk. Pengirim pesan akan tetap mendapatkan pesan balasan meskipun saat itu Anda tidak membuka HP dan tidak sempat membalas pesan mereka.

Ini juga berguna untuk penggunaan pribadi dalam situasi tertentu, seperti saat Anda tidak dapat segera menanggapi pesan.

Suatu bisnis dapat menyiapkan balasan otomatis untuk menanggapi dengan "Terima kasih atas pesan Anda. Kami akan membalas Anda dalam waktu 24 jam" setiap kali pelanggan mengirimkan pesan.

Demikian pula, seseorang dapat menyiapkan balasan otomatis untuk menanggapi dengan "Saat ini saya sedang mengemudi dan akan menanggapi ketika saya dapat melakukannya dengan aman" ketika mereka menerima pesan saat mereka sedang di jalan.

Cara Membuat Pesan Otomatis WhatsApp

1. Aktifkan pesan di luar jam kerja

Buka WhatsApp Business Tekan tiga titik di pojok kanan atas jendela Chat. Kemudian pilih Setelan -> Setelan Bisnis -> Pesan di luar jam kerja. Aktifkan fitur tersebut dengan mengalihkan tombol sakelar di samping “Kirim pesan di luar jam kerja”.

2. Personalisasi pesan yang akan dikirim

Ketuk pesan untuk memasukkan pesan khusus yang ingin Anda kirim ke klien Anda saat ini atau klien potensial. Pesan yang dimaksud misal "Maaf kami sedang tutup, kami balas di jam kerja ya" atau yang lainnya.

3. Atur waktu pengiriman pesan Anda

Atur waktu pengiriman pesan sesuai kebutuhan Anda. Anda dapat memilih yang terbaik untuk Anda dari opsi di bawah ini.

Selalu kirim: Jika Anda tidak tersedia untuk waktu yang lama.  Jadwal khusus: Jika Anda ingin mengirim balasan otomatis pada waktu tertentu dalam sehari. Di luar jam kerja: Jika Anda sedang tidak bertugas. Jangan lupa untuk mengatur jam kerja di profil Whatsapp Business Anda.

4. Pilih penerima

Tentukan siapa yang ingin Anda terima pesannya. Perhatikan pilihan di bawah ini untuk membuat pilihan yang tepat.

Semua orang: Kirim balasan otomatis kepada siapa pun yang menghubungi Anda setelah jam kerja. Semua orang yang tidak ada di buku alamat: Kirim balasan otomatis kepada mereka yang tidak ada di buku alamat Anda. Semua orang kecuali: Hindari mengirim balasan otomatis ke kontak tertentu. Kirim hanya ke: Kirim pesan otomatis ke penerima terpilih. Contoh Balasan Pesan Otomatis untuk Bisnis

Berikut kumpulan contoh kalimat atau kata-kata untuk pesan balasan otomatis di WhatsApp yang bisa Anda gunakan. Pesan balasan otomatis ini bisa Anda gunakan untuk menyambut pelanggan, memberikan informasi, atau menangani permintaan saat Anda tidak tersedia.

"Halo! Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Kami akan segera merespons pesan Anda dalam waktu singkat." "Hai [Nama]! Mohon maaf saat ini kami sedang sibuk. Tim kami akan menghubungi Anda secepat mungkin." "Selamat datang di [Nama Bisnis]! Kami sedang offline sekarang, namun kami akan merespons pesan Anda saat jam operasional." "Terima kasih atas pesan Anda! Tim kami akan segera menindaklanjuti permintaan Anda." "Halo! Saat ini kami mengalami volume pesan yang tinggi. Mohon bersabar, kami akan segera merespons." "Hai! Terima kasih telah memilih [Nama Bisnis]. Kami akan kembali menghubungi Anda dalam waktu 24 jam." "Halo, [Nama]! Untuk pertanyaan terkait produk, silakan kunjungi website kami di https://teknologi.bisnis.com/read/20241112/280/1813684/cara-membuat-pesan-otomatis-di-wa-mudah-dan-cepat." "Terima kasih telah menghubungi kami. Apakah Anda memerlukan bantuan terkait pemesanan atau informasi produk?" "Mohon maaf kami sedang offline sekarang. Anda dapat mengirimkan email ke [[email protected]] untuk respons lebih cepat." "Halo! Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi halaman FAQ kami di https://teknologi.bisnis.com/read/20241112/280/1813684/cara-membuat-pesan-otomatis-di-wa-mudah-dan-cepat." "Terima kasih sudah menghubungi kami di luar jam kerja. Kami akan merespons pesan Anda secepatnya besok pagi." "Hi! Apakah ada sesuatu yang spesifik yang Anda butuhkan bantuan? Kami akan membantu segera." "Selamat datang di [Nama Bisnis]! Kami sedang offline, tapi akan kembali aktif pukul 9 pagi." "Terima kasih telah menghubungi. Apakah Anda mencari produk atau bantuan teknis? Kami akan segera membantu." "Hai! Saat ini kami sedang mengalami antrean tinggi. Mohon bersabar, kami akan menghubungi Anda segera." "Halo! Kami menghargai waktu Anda. Tim kami akan menindaklanjuti pesan Anda dalam waktu 24 jam." "Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Untuk promo terbaru, kunjungi https://teknologi.bisnis.com/read/20241112/280/1813684/cara-membuat-pesan-otomatis-di-wa-mudah-dan-cepat." "Mohon maaf kami tidak tersedia saat ini. Kami akan segera merespons setelah kembali online." "Hi [Nama]! Kami sedang offline, tetapi Anda bisa meninggalkan pesan dan kami akan segera menghubungi Anda." "Terima kasih atas pesan Anda. Untuk pengiriman cepat, harap konfirmasikan alamat dan metode pembayaran Anda." "Selamat datang di layanan pelanggan [Nama Bisnis]. Kami akan menghubungi Anda dalam beberapa menit." "Terima kasih sudah menghubungi. Apakah Anda ingin melakukan pemesanan atau hanya ingin tahu lebih lanjut?" "Halo! Kami akan segera merespons, namun Anda juga bisa cek website kami untuk informasi lengkap." "Selamat datang di [Nama Bisnis]! Apakah Anda ingin tahu tentang produk atau layanan tertentu?" "Terima kasih atas pesan Anda! Anda akan segera dihubungi oleh tim kami dalam beberapa jam." "Mohon tunggu, tim kami sedang menyiapkan jawaban untuk Anda. Terima kasih atas kesabarannya." "Hai! Terima kasih sudah menghubungi. Kami akan memprioritaskan pesan Anda dan menghubungi segera." "Halo [Nama]! Mohon bersabar, tim kami akan segera membantu." "Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Untuk respons cepat, kunjungi website kami di https://teknologi.bisnis.com/read/20241112/280/1813684/cara-membuat-pesan-otomatis-di-wa-mudah-dan-cepat." "Terima kasih atas ketertarikan Anda. Tim kami akan segera memberikan informasi yang Anda butuhkan."

Contoh balasan pesan otomatis ini bisa Anda sesuaikan kembali sesuai dengan kebutuhan bisnis dan persona brand Anda.

Demikian langkah-langkah membuat pesan balasan otomatis di WhatsApp.