Semua jenis dokumen yang diperlukan dalam proses perpindahan barang disebut surat niaga. Pengertian surat niaga terdapat dalam buku Produk Kreatif dan Kewirausahaan SMK/MAK Kelas XI yang disusun oleh Dwi Ermavianti WS, Arief Suharson (2021:43). Dijelaskan dalam buku tersebut, surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha.

Surat niaga dimulai dengan pembukaan yang tepat dan menarik, diikuti dengan pembahasan masalah secara jelas dengan tetap bersikap ramah, sopan, dan simpatik. Tujuan dari surat niaga adalah keluarnya surat pesanan dari pembeli yang akan diikuti dengan surat pemberitahuan pengiriman barang oleh penjual.

Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada pembeli sebagai informasi bahwa pesanan sudah diterima, dan barang sudah dikirim ke alamat pembeli. Pengiriman surat pemberitahuan pengiriman barang harus disertai dengan faktur. Jika pengiriman barang menggunakan peti, maka harus dilampiri dengan packaging list.

Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang adalah sebagai berikut,

Adapun dokumen surat pemberitahuan pengiriman barang yang harus diberikan kepada driver saat akan mengirimkan barang berisi hal-hal sebagai berikut.