Ketua Bidang Program di Asosiasi Promotor Musik Indonesia (APMI), Dewi Gontha, mengungkapkan hal yang perlu dipersiapkan oleh promotor apabila ingin membuat konser atau festival musik berskala besar.

"Kalau untuk saat ini, yang utama adalah pengurusan perizinan. Perizinan ini banyak instansi yang terkait, enggak cuma kepolisian, polisi hanya di akhir aja," kata Dewi saat ditemui di M Bloc, Jakarta Selatan, belum lama ini.

"Kasusnya saat ini adalah ada beberapa promotor yang tidak lengkap dokumennya, sehingga mereka harus ulang proses perizinan atau mengajukan kapasitas. Misalnya, kapasitas 100 orang, ternyata dalam pembelian tiket ada ekstra-ekstranya, nah itu jadi harus di revisi," lanjutnya.

Perizinan bukan hanya mengenai meminta atau mengajukan izin pada instansi-instansi terkait. Tapi, promotor juga harus bisa menunjukkan rencana layout yang nantinya akan dipakai saat acara digelar.

"Promotor harus bisa menunjukkan layout acara dan kapasitas dari satu area, bahkan bisa sampai harus harus visit ke tempat penyelenggaraan acaranya untuk menunjukkan layout-nya," tutur Dewi.

Selain masalah perizinan, promotor juga harus hati-hati, cermat, dan teliti dalam hal penjualan tiket. Menurut Dewi, jika promotor tidak cermat dalam menjual tiket, akan ada risiko kekacauan di hari penyelenggaraan acara.

"Jual tiket harus ada maksimalnya, misal 100 orang. Di sinilah kenapa digitalisasi penting agar mudah bagi promotor untuk mendata penonton. Yang beli tiket harus scan dan lain sebagainya agar terdata. Ya, kalau pun tidak ada scan, ya pakai checker juga bisa untuk memastikan penonton tidak over," ucap Dewi.

Selain perizinan dan pengaturan penjualan tiket, penempatan panggung juga penting. Ini berlaku untuk sebuah festival yang hendak menghadirkan banyak artis dengan banyak panggung.

"Contoh di satu panggung ada Kahitna main, lalu ada Dewa. Itu agak susah kan, karena nanti akan ada penumpukan dan flow acaranya menjadi rusak," ujar Dewi.

Tak henti di sana, Dewi juga merasa, sebuah acara sangat perlu untuk memiliki tim medis yang proporsional juga. "Ini balik lagi untuk melindungi promotor jika ada sesuatu yang terjadi di luar keinginan kita," kata Dewi.

Dewi mengimbau agar para promotor bisa memberi petunjuk jelas di dalam venue acara. Petunjuk yang kurang jelas bisa membuat penonton jadi bertumpuk di satu area dan bisa berkembang menjadi kekacauan.

"Penting untuk kasih petnujuk yang jelas untuk kayak pintu keluar masuk ada di mana. Bahkan bisa diumumkan juga di panggung mengenai hal itu untuk menjaga flow-nya. Mungkin ini sih benerapa hal yang harus ada saat mau menyelenggarakan sebuah event atau festival," ucapnya.

Untuk menjaga keamanan dalam konser, Menurut Dewi, perlu dibuat standar operasional prosedur yang harus dipatuhi oleh para promotor.

"Standar yang mau disiapkan ini bukan dibuat untuk mempersulit promotor dalam membuat acara, tapi fungsinya adalah agar acara bisa berlangsung aman. Jadi, baik acara berskala besar atau kecil harus ikuti standar ini," ujar Dewi.

Sementara itu, Sekjen APMI, Emil Mahyudin, mengatakan, kekacauan yang terjadi dalam sebuah konser musik berimbas pada event lain.

"Contohnya, jadi ada beberapa peraturan yang dikeluarkan sekarang, seperti tidak memperbolehkan event di outdoor, jadi harus indoor. Ada juga peraturan yang menyatakan konser atau festival musik harus selesai jam enam sore," kata Emil.

"(Peraturan dibuat) Kepolisian sebagai hilir perizinan. Ya, masing-masing Polda di daerah-daerah mengeluarkan kebijakan yang beda-beda kan," lanjutnya.

Emil menuturkan bahwa semua promotor mengambil risiko yang sangat besar setiap kali membuat acara. Karena itu, sangat berbahaya jika banyak acara tak diiziinkan digelar setelah ada kekacauan di sejumlah konser atau festival musik.

"Bayangkan event yang sudah di planning tiga atau empat bulan sebelumnya tiba-tiba tidak boleh dilaksanakan, itu pasti menyebabkan kerugian. Karena reschedule event itu tidak gampang," tutur Emil.

Emil mengungkapkan konser atau festival musik memberikan efek terhadap pertumbuhan ekonomi. Oleh karena itu, konser atau festival musik tetap harus diselenggarakan.

“Coba bayangkan, seberapa banyak perputarannya ekonomi di satu event aja yang pastinya melibatkan banyak sekali orang," ucap Emil.

David Karto yang merupakan promotor Synchronize Fest membagikan tips untuk menjamin keamanan penonton yang menghadiri konser atau festival musik.

Saat menyelenggarakan Synchronize Fest, David menggandeng sejumlah orang untuk menjadi crowd controller. Orang-orang yang diajak pun berpengalaman dalam mengatur keramaian dalam konser atau festival musik. Mereka ditempatkan di sejumlah area.

“Kita kerja sama dengan crowd controller namanya PSA, kita bicara dengan mereka dan mereka sudah punya pengalaman di lapangan untuk mengamankan bila mana ada area yang terjadi penumpukan, gimana mereka mengarahkan dan seterusnya,” ujar David.

Selain itu, David mengatakan, pihak penyelenggara juga harus memperhatikan kepadatan di sebuah area konser atau festival musik.

“Ruang enggak dipadatkan 100 persen, dikasih stand atau jeda 30 persen enggak akan ada penumpukan. Tapi kalau digunakan sampai 100 persen atau over, mau pakai crowd controller siapa pun dia enggak ada gerak,” kata David.