MEDAN, SUMUTPOS.CO – Politeknik Negeri Medan (Polmed) sebagai salah satu perguruan tinggi negeri di Sumatera Utara, memiliki Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (P3M) yang bertugas untuk menyelenggarakan kegiatan pengabdian kemitraan masyarakat. Pada kegiatan pengabdian kali ini, tim pelaksana PKM diketuai Harizahayu SSi MSc, dengan anggota Friendly ST MT, Rahmat Widia Sembiring MSc IT PhD, dan Purwa Hasan Putra SKom MKom, membantu para guru di SMK Yayasan Pendidikan Mulia Jalan Kenanga Sari No.33, Tanjungsari, Medan Selayang, Kota Medan, untuk mengatasi masalah pengumpulan data kehadiran siswa dengan memperkenalkan absensi online.

“Selama ini, SMK Yayasan Pendidikan Mulia mengumpulkan data absensi siswa secara manual setiap akhir semester, sehingga komunikasi antara guru dan orangtua siswa mengenai kehadiran siswa menjadi tidak rutin dan dapat menunda tanggapan masalah siswa, kata Ketua PKM Herizahayu di sela kegiatan, Sabtu (21/10/2023).

Menurut Herizahayu, berdasarkan catatan harian yang terdapat dalam dokumen kehadiran siswa, kehadiran siswa berkaitan erat dengan kinerja sekolah dan kemampuan belajar. Untuk mencatat kehadiran siswa, maka perlu dibangun dan diatur sistem informasi kehadiran.

Untuk dapat menyelesaikan permasalahan ini, sebut Herizahayu, perlu dibuat sebuah aplikasi yang dapat menyimpan data-data kehadiran siswa. “Aplikasi yang dibuat dan dirancang berupa sebuah aplikasi berbasis web yang dapat diakses melalui browser, dan aplikasi pada perangkat telepon genggam pintar Android,” ujarnya.

Dijelaskannya, aplikasi web akan diletakkan pada server yang digunakan untuk merekap data kehadiran. Aplikasi ini juga dapat mencetak kartu siswa yang berisi qrcode. “Qrcode ini akan digunakan untuk absensi menggunakan aplikasi android atau komputer lokal yang terhubung dengan jaringan,” terangnya.

Sementara Kepala Sekolah SMK Yayasan Mulia, Suharti mengakui, kehadiran siswa merupakan salah satu hal yang penting diperhatikan. “Absensi dapat dikatakan suatu tanda kehadiran yang merupakan bagian dari aktivitas pelaporan yang ada dalam sebuah institusi. Tidak terkecuali pada sistem absensi sekolah untuk menandai kehadiran siswa umumnya masih dilakukan secara manual, dimana hal ini sangat tidak efisien karena informasi tentang kehadiran bisa saja terjadi kecurangan baik dari pihak murid ataupun guru yang salah dalam menandai kehadiran siswa,” bebernya.

Oleh sebab itu, lanjut Suharti, sangat perlu untuk diterapkan sebuah teknologi yang dapat membantu proses absensi di sekolah. “Sehingga dapat meningkatkan kualitas sistem pada layanan kehadiran siswa,” tandasnya.

Dalam pelaksanaan PKM ini, dirancang sebuah sistem absensi yang dapat dibangun dan diatur sistem informasi kehadiran. Kehadiran dicatat dengan memindai kartu ID siswa dengan pembaca kode QR. Setiap siswa menerima kartu yang dapat dicetak dari sistem menggunakan kode QR yang unik. Kode ini akan diterjemahkan ke dalam sistem saat siswa akan hadir/keluar dari sekolah. Dengan sistem informasi ini, maka data kehadiran siswa dapat tercatat dan terekapitulasi dengan cepat bila dibandingkan dengan metode manual.

Ketersediaan aplikasi absensi online akan mempermudah pencatatan absensi akan lebih efektif dan tersimpan secara otomatis. Data kehadiran siswa juga dapat langsung diakses dengan cepat dan akurat yang memudahkan pengambilan keputusan untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan sekolah dalam jangka panjang sebagai basis data untuk mengembangkan kebijakan dan strategi sekolah dalam meningkatkan disiplin siswa dan kinerja akademik. (adz)