Beberapa hari terakhir, terdapat suatu pemberitaan terkait dengan salah satu perusahaan fesyen ternama di Indonesia yang mengalami kerugian akibat adanya persediaan yang minus sejumlah 1.000 barang dibandingkan dengan data yang ada di sistem.

Banyak sekali dugaan yang menyebabkan hal ini terjadi seperti sensor pintu keluar masuk dan sistem pemindaian yang tidak bekerja dengan baik. Apabila pengendalian-pengendalian tersebut tidak berjalan dengan baik, hal ini dapat berakibat fatal terhadap data persediaan yang ada dalam sistem. Terlepas dari validitas berita tersebut, mari kita pahami bersama pentingnya pengendalian persediaan dalam perusahaan.

Persediaan dalam perusahaan dagang dan retail merupakan nyawa bagi perusahaan karena sebagai sumber pendapatan utama bagi perusahaan. Seperti layaknya manusia, nyawa ini tentu harus dijaga dengan baik. Bagi perusahaan dagang dan retail, nyawa tersebut dapat dijaga dengan selalu membuat inovasi barang, memperhatikan kebutuhan dan tren masa kini, dan memperhatikan kebutuhan pelanggan. Namun, terdapat satu hal penting yang harus dijaga yaitu pengendalian persediaan terutama pengendalian fisik dan pencatatan.

Hal pertama yang harus diperhatikan oleh perusahaan yaitu proses penerimaan barang. Dalam proses penerimaan barang, hal pertama yang harus diperhatikan ialah memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan kuantitas dan jenis barang yang dipesan. Setelah kuantitas barang dan jenis barang sudah sesuai dengan yang dipesan, selanjutnya memastikan bahwa barang yang diterima telah dicatat sesuai dengan kuantitas dan jenis barangnya. Proses kedua merupakan proses yang krusial untuk dilakukan karena setiap penambahan barang harus dicatat supaya tidak terdapat perbedaan antara jumlah barang secara fisik dan jumlah barang yang terdapat di dalam sistem atau pencatatan. Apabila proses pencatatan tidak dilakukan, maka jumlah barang secara fisik tentu akan lebih tinggi kuantitasnya daripada yang tercatat dalam sistem.

Dalam proses penjualan barang, barang-barang yang dijual harus dicatat sebagai penanda bahwa kuantitas barang tersebut telah berkurang. Bagi perusahaan yang sudah memiliki sistem yang memadai, barang yang terjual akan mengurangi kuantitas barang dalam sistem secara otomatis melalui sistem point of sales yang digunakan. Terkait dengan hal ini, baik dalam proses penerimaan dan penjualan barang, sistem yang digunakan oleh perusahaan harus dipastikan memadai dan beroperasi dengan baik. Pengujian terhadap sistem harus secara rutin dilakukan menggunakan transaksi dummy untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan baik untuk kegiatan penerimaan barang dan penjualan. 

Terkait dengan pengendalian fisik barang untuk mencegah adanya pencurian, terdapat dua pihak yang harus diperhatikan yaitu pengunjung atau pelanggan dan karyawan perusahaan itu sendiri. Sistem sensor di pintu keluar masuk toko tentunya harus dipastikan berjalan dengan baik. Oleh karena itu penting sekali bagi suatu perusahaan untuk menempelkan barcode atau tag yang berfungsi dengan baik di setiap barang. Apabila terdapat banyak barang yang tidak diberikan barcode atau tag, hal ini akan menimbulkan potensi barang hilang yang tinggi.

Lalu bagaimana dengan toko yang tidak memiliki sensor di pintu keluar? Tentunya sistem pengawasannya juga harus disesuaikan, bisa menggunakan CCTV atau karyawan yang rajin berkeliling. Bagi karyawan yang bekerja di toko, ketika akan keluar dari toko hendaknya wajib dilakukan bodychecking untuk memastikan tidak terdapat barang-barang yang dicuri.

Pengendalian-pengendalian yang telah dijelaskan merupakan pengendalian untuk mencegah adanya perbedaan antara barang yang tercatat di dalam sistem dengan jumlah fisik barang. Untuk memastikan bahwa jumlah fisik barang sesuai dengan catatan yang ada di sistem, diperlukan kegiatan yang disebut dengan stock opname.

Pada dasarnya, stock opname bertujuan untuk mengetahui perbedaan antara jumlah fisik barang dengan catatan yang ada di sistem. Stock opname baiknya dilakukan secara periodik, per tiga bulan atau empat bulan supaya jumlah barang yang ada dapat selalu dikendalikan dengan baik serta untuk mengetahui adanya selisih pencatatan sedini mungkin.

Selain itu, perusahaan biasanya mengadakan stock opname secara tahunan. Stock opname dapat dilakukan dengan cara pemindaian tag dan barcode barang. Proses stock opname menggunakan pemindaian tag dan barcode harus melalui beberapa persiapan tertentu.

Pertama, harus dipastikan bahwa semua barang telah diberikan tag atau barcode yang jelas supaya dapat dibaca oleh mesin pemindai.

Kedua, memastikan bahwa barang-barang dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan jenis-jenisnya supaya proses penghitungan dapat berjalan dengan efisien.

Hasil stock opname dapat diketahui secara langsung setelah seluruh proses pemindaian telah selesai dilakukan. Bagi perusahaan yang belum memiliki mesin pemindai tentu harus menghitungnya secara manual satu per satu. Stock opname wajib untuk dilakukan secara berkala supaya dapat mengetahui jumlah barang yang sebenarnya ada dan mencegah adanya kerugian yang cukup banyak.

Sumber Pendapatan

Sekali lagi, persediaan merupakan nyawa yang harus dijaga oleh perusahaan dagang dan retail karena persediaan merupakan sumber pendapatan utama perusahaan. Persediaan juga dapat menjadi suatu identitas dan keunikan tersendiri bagi suatu perusahaan yang dapat dijadikan sebagai identitas unik perusahaan.

Oleh karena itu, hendaknya nyawa itu harus dijaga supaya tidak terdapat kerugian yang besar akibat adanya persediaan yang hilang dan tidak tercatat. Sebagai suatu nyawa yang berharga, hendaknya seluruh karyawan perusahaan memiliki kesadaran untuk menjaga persediaan yang ada, karena tanpa adanya kesadaran itu, secanggih apapun sistem yang digunakan, tetap tidak akan mampu mencegah adanya niat untuk melakukan kecurangan seperti pencurian barang.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News